作者：創新講師｜創新先生 陳建銘

創新設計課程：跨部門協作流程改善，別再讓「我以為你知道」毀掉專案

在企業裡，最容易讓人崩潰的，不一定是工作本身。

而是跨部門協作時，那一句很經典的話：

「我以為你知道。」

業務以為行銷知道。
行銷以為產品知道。
產品以為客服知道。
客服以為主管知道。
最後大家都知道一件事：

這就是很多企業在跨部門協作時常遇到的流程卡點。

表面上看起來是溝通問題，但更深一點來看，可能是協作流程沒有被設計好。

這也是為什麼在創新設計課程裡，我常提醒學員：

跨部門協作卡住，真的是人的問題嗎？

很多企業遇到跨部門協作不順，第一個反應常常是：

「大家要多溝通。」

這句話沒有錯，但也有一點危險。

因為「多溝通」如果沒有流程設計，很容易變成：

多開會。
多傳訊息。
多發 Email。
多製造一點已讀不回的尷尬。

最後大家更忙，但事情不一定更清楚。

跨部門協作真正的問題，常常不是大家不願意合作，而是缺少一套共同語言。

例如：

• 需求沒有說清楚

• 責任沒有分清楚

• 時程沒有對齊

• 交付物沒有定義

• 卡關時不知道誰要決定

• 每個部門都用自己的角度理解同一件事

所以問題不只是：

而是要問：

這就是系統化創新的切入點。

用靈感製造機法則看跨部門協作

如果用靈感製造機法則來看，跨部門協作流程改善可以從四個角色開始。

第一個角色：偵探，找出卡在哪裡

偵探不是急著罵人，而是先觀察。

跨部門協作卡住時，可以問四個問題：

1. 有何相同？

哪些問題一直重複發生？

例如：

• 每次需求都要來回確認

• 每次交付物都跟想像不同

• 每次專案都卡在同一個部門

• 每次開完會都不知道誰要做下一步

如果同一種問題重複出現，就代表這不是偶發事件，而是流程設計出了問題。

2. 有何不同？

為什麼有些專案很順，有些專案一直卡？

可能是因為：

有些專案一開始就定義清楚。
有些專案有明確負責人。
有些專案有固定追蹤節奏。
有些專案則是靠大家的默契。

問題是，企業最不能只靠默契。

因為默契很好，但它沒有版本控管。

3. 有何不合理？

最不合理的地方常常是：

有些專案不是沒有進度，而是進度藏在每個人的腦袋裡。

主管問起來，大家才開始拼圖。

這種管理方式很刺激，有點像密室逃脫，只是大家不一定想玩。

4. 有何可以改變？

可以改變的不是叫大家更努力，而是改變協作方式。

例如：

把口頭需求改成需求確認卡。
把散亂訊息改成協作看板。
把模糊責任改成任務分工表。
把「我以為」改成「我們確認過」。

第二個角色：裁判，判斷什麼問題最值得改善

企業裡的問題很多，不可能全部一起改。

所以裁判要幫我們判斷：

哪一個跨部門問題最值得先處理？

可以看三個標準：

第一，影響大不大？
這個問題會不會影響客戶、時程、成本、品質或團隊士氣？

第二，能不能試行？
這個改善方式能不能先用一個專案、一個部門、小範圍試行？

第三，流程說不說得清楚？
能不能清楚說出改善前和改善後的差異？

例如：

改善前：

改善後：

這樣就很清楚，也比較容易變成創新提案。

第三個角色：畫家，設計新的協作畫面

畫家的工作，是把流程變得有畫面。

跨部門協作最怕抽象。

例如：

「我們要提升溝通效率。」

這句話聽起來很好，但現場同仁可能會想：

「所以是要再開一個會嗎？」

所以我們要把它變成看得見的工具。

工具一：需求確認三格卡

每次跨部門提出需求前，先寫清楚三件事：

1. 這次要解決什麼問題？

2. 需要對方交付什麼成果？

3. 什麼時間前需要完成？

這張卡的價值，是避免大家一開始就誤會。

因為很多重工不是能力問題，而是開局就跑錯方向。

工具二：紅黃綠協作看板

把專案狀態分成三種：

綠燈：正常進行。
黃燈：需要協調。
紅燈：卡關，需要決策。

這樣主管不用一直問：

「現在進度怎麼樣？」

團隊也不用每次都寫一篇小論文說明狀態。

一眼看懂，比較不傷腦。

工具三：會議三問卡

跨部門會議前，先確認三個問題：

1. 今天要解決什麼？

2. 今天要做出什麼決定？

3. 會後誰負責哪一個行動？

很多會議最大的問題，不是大家沒有發言，而是發言完沒有變成行動。

會議如果沒有行動，就像吃火鍋沒有火，只剩下一鍋冷冷的食材。

第四個角色：戰士，把想法變成可落地流程

創新不能只停在想法。

如果要讓跨部門協作流程真正落地，可以分成三個階段。

第一階段：盤點卡點

找出最近三個跨部門專案，回顧：

• 哪裡最常來回確認？

• 哪裡最常重做？

• 哪裡最常等待？

• 哪裡最常沒有人決定？

先不要急著檢討人，先找流程卡點。

第二階段：設計工具

根據卡點，設計一套簡單工具。

可以從這三個開始：

• 需求確認三格卡

• 紅黃綠協作看板

• 會議三問卡

不要一開始就想做大型系統。

創新提案一開始不用蓋百貨公司，先搭一個能營業的小攤位。

第三階段：小範圍試行

選一個專案試行 4 到 8 週。

觀察三件事：

• 需求來回確認次數有沒有減少？

• 專案重工次數有沒有下降？

• 卡關問題有沒有更快被發現？

有數據，提案才不會只停留在「我覺得」。

跨部門協作的核心，不是多講話，而是說清楚

很多人以為跨部門協作不好，就是溝通不夠。

但我認為更精準的說法是：

好的協作流程，不是讓大家更忙，而是讓大家更容易對齊。

好的創新設計課程，也不是教大家想出天馬行空的點子，而是幫助企業把日常卡點變成可落地的改善方案。

跨部門協作不順，不一定是同事難搞。

有時候，是流程讓大家看起來都很難搞。

如果我們能把模糊需求變成確認卡，把專案狀態變成看板，把會議討論變成行動追蹤，很多企業內部的摩擦，其實都可以被重新設計。

創新不是一定要發明火箭。

有時候，只是讓一句「我以為你知道」，變成一句：

這時候，專案就離成功近了一大步。

如果你的企業也正在面對跨部門溝通、流程卡點、專案重工或創新提案推動的問題，歡迎了解創新先生的創新設計課程。

透過靈感製造機法則與系統化創新方法，我們可以一起把工作中的卡點，轉化成真正可落地的流程改善方案。

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我是創新先生 陳建銘，專注推廣能落地的創新思維，陪伴企業打造更具創意與行動力的團隊。

關於作者

創新講師 創新先生 陳建銘

陳建銘，網路暱稱「創新先生」，企業創新顧問，創新先生管理顧問執行長，著作有《靈感製造機：如何找到創新的點子？》《鳥博士桌遊知識小品》，創新發明的作品有「伸縮摺疊電蚊拍」、「會跑的鬧鐘」、「左右腦動一動創意桌遊紅包」、創新思考發想工具《創新的秘密》等二十多項國內外專利作品，上過國內外多家新聞媒體採訪報導，媒體封為「生活發明王」。有多項服務創新，產品創新等經驗，首位解開「如何用『觀察力』與『想像力』，有系統產生創新點子的方法」。多家知名企業指定的企業培訓課程：創新課程、創新思維課程、創意思考課程、設計思考工作坊、創新工作坊、問題分析與解決、企業講師、創新講師、Hahow線上課程老師、企業創新工作坊、創意課程、AI創新應用課程、創造力課程。

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